中共湖北省委组织部文件
鄂组通[2006]23号
各市、州、县党委组织部，各大型企事业单位、大专院校党委，省委各部委，省级国家机关各委办厅局党组(党委)，各人民团体党组；
近几年来，各地各管档单位以实施干部档案工作目标管理为契机，合理调整管档体制，全面收集整理档案，认真开展档案审核，努力改善管档条件，在干部档案的内容建设和硬件建设等方面取得了明显成绩。为巩固和深化已经取得的成果．提高干部档案质量和管理水平，使干部档案更好地为党的建设和组织人事工作服务，根据中央组织部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》和《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》精神，现就加强干部档案规范化管理提出以下意见。
一、严格按照规范要求形成干部档案材料，提高干部档案材料的质量
1、干部档案材料形成部门要增强档案意识和责任意识，提高干部档案材料形成的质量。凡需归档的干部档案材料必须做到内容真实、填写完整、手续齐全、用纸统一、印制美观，符合归档要求。凡规定由组织审查盖章的，必须盖章，规定要同本人见面的材料，一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，应由组织注明。各类归档材料填写的出生日期、参加工作时间、入党时间和学历学位等基
本情况应与档案记载一致，不得随意更改。
2、任免干部必须填写《干部任免审批表》并及时归档。《干部任免审批表》应逐栏逐项填写，不得出现空白；应签署党委及组织部门讨论决定的意见，注明任免通知文号和任免时间，并加盖公章。按照有关法律、章程规定选举或任免的，应在《干部任免审批表》上注明当选或通过任免的日期。实行任职试用期的干部，应在《干部任免审批表》上注明试用期限；试用期满后，须在《干部任免审批表》上注明是否正式任职或者填写《试用转正审批表》。
3、干部考察材料应注明考察人、考察时间，并加盖负责考察工作的干部人事部门印章。
4、干部档案材料应统一使用16开(长26cm，宽18．4cm)规格的办公用纸，材料左边应留出2—2．5厘米装订线。文字须是铅印、胶印、打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档，若需归档的复印件必须经过组织人事部门审核盖章。
5、干部档案材料份数应根据需要制作，送交管档部门归档的材料一般只需一份，避免重复。除属上级管理的干部档案或者垂直管理单位管理的干部档案，协管单位可以制作副本外，其余可以不制作副本。
二、建立材料收集联络员制度，拓宽干部档案材料收集网络和渠道
1、各管档单位都要建立材料收集联络员制度，明确材料收集联络员职责，以使收集渠道广泛、畅通，使材料收集及时、完整。
2、要加强对材料收集联络员的业务培训，使其熟练掌握干部档案工作的业务知识。
3、材料收集联系员要自觉学习档案业务，在本单位大力宣传和贯彻落实干部档案工作要求，指导本单位按规范要求形成材料，及时转递档案材料。
4、材料收集联络员所在单位要支持联络员开展工作，主动配合管档单位做好材料收集工作。
三、准确把握干部档案材料的归档范围，保证干部档案的精炼、实用
1、凡组织人事部门或其他单位正式形成的，有关干部本人历史、经历、学历、待遇以及德能勤绩廉包括干部家庭情况等方面有价值的材料，都应归入干部本人档案。