（一）按照《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）等法律法规的规定，依法管理干部人事档案，为国家积累档案史料。
（二）及时收集、鉴别和整理干部档案材料，把好档案材料入口关，及时清理所缺材料并告知有关部门补充齐全。
（三）按规定办理干部人事档案的查阅（借阅）和转递事项。
（四）及时更新干部职务（职称）、学历、工资、职务任免、家庭成员及主要社会关系等变动信息。
（五） 积极为上级党委和有关部门提供准确的干部信息。
（六）认真做好干部人事档案的安全、保密、保管和保护工作。
（七）及时了解干部人事档案工作的新情况，结合实际制定、完善相关规章制度，积极组织专职和兼职档案管理员参加业务培训。
（八）建立和不断完善干部人事档案的数字化信息库，大力推广、应用干部人事档案现代管理方法和技术，逐步实现干部人事档案管理现代化。
（九）定期向同级档案部门移交死亡干部档案。
黄冈师范学院干部人事档案管理人员工作职责
（一） 认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”、科学发展观以及习近平新时代中国特色社会主义思想，努力提高思想政治素质。
（二）严格按照《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）规定和各项工作制度要求，坚持原则，一丝不苟，认真履行工作职责。
（三）刻苦钻研干部人事档案管理业务，努力提高管理能力和水平。
（四）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规和各项安全保密制度，严密保管干部人事档案，严防失密、泄密，保证干部人事档案的绝对安全。
（五）认真做好干部人事档案材料的收集工作，对收集的材料要详细登记、准确鉴别、及时入卷归档。
（六）严格执行查（借）阅干部人事档案程序，对查（借）阅干部人事档案手续不完备的，不予提供利用；对查阅后的档案，要认真检查核对，及时完好地归入库房。
（七）热情接待查（借）阅档案人员，努力提供优质服务。
第一条 按照中组部《干部人事档案收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，明确收集范围，认真做好人事档案材料的收集与补充工作。
第二条 建立干部人事档案材料收集归档机制，各干部人事档案材料形成部门在材料形成之日起1个月内向干部人事档案管理部门报送教职工考核、职称、培训、入党、奖惩、工资等工作中形成的材料，并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。
第三条 干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
第四条 干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
第五条 干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。
第六条 注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。
第一章 干部人事档案材料审核
第一条 新进教职工以及新提拔干部的干部人事档案重点审核以下内容：
（一）人员基本信息是否准确。审核干部“三龄两历一身份”，即出生日期、参加工作时间、入党时间是否准确、一致，学历学位是否属实，工作经历是否完整，干部身份取得是否符合政策规定，前后记载不一致的是否有组织认定，组织认定是否符合政策规定。
（二）档案内容是否真实。审核档案材料是否有效，材料形成是否符合政策规定，审批手续是否完备，审批程序是否规范，记载情况是否符合常规逻辑，有无材料不实、涂改、造假等情形。
（三）档案材料是否齐全。审核干部身份、政治面貌、学历学位、考核考察、工资待遇、奖励惩处、职务职称变动等材料是否齐全规范，是否能完整反映干部的成长经历，重要原始依据材料是否完整规范。
第二条 干部人事档案审核程序：
（一）审核登记。按照审核项目和标准，逐页审核档案。每卷档案必须经过初审和复审，并经初审人和复审人签字确认。
（二）问题分析。对审核中发现的问题认真分析，准确把握各类问题的具体情况，研究提出初步处理意见。
（三）调查核实。对于重要信息真实性存疑或材料不齐全、不规范的，由本人作出书面说明并提供相关材料，由组织进行调查核实。
（四）组织认定。根据审核和调查情况，由组织人事部门对相关信息进行认定，形成《全国干部人事档案专项审核工作专用干部任免审批表》交本人核对并签字确认。
（五）材料归档。审核结束后，将干部人事档案及相关调查核实材料及时移交人事处或党委组织部干部人事档案室。
第三条 干部人事档案审核工作应严格按照规定和程序进行，严禁私自泄露人员聘（录）用以及干部任免过程中的任何信息。凡发现违反规定和程序、弄虚作假、工作渎职失职等涉嫌违纪行为的，一律进行倒查，按照有关规定严肃处理。
第二章 干部人事档案材料鉴别与归档
第四条 干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。
第五条 凡收集的材料，在归档前必须经过认真审核、鉴别，符合要求的才能归档。
第六条未经鉴别，任何人不得擅自销毁人事档案材料，经鉴别应销毁的人事档案材料要进行登记，履行批准手续后方可销毁。不得私自增加或撤出干部人事档案材料，对重要材料的取舍，应当请示上级主管部门。
第七条 对干部人事档案材料进行鉴别，必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容，必须审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方可归入档案。
第八条鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并收集补充。
第九条 干部人事档案材料的载体使用16开型(长260毫米，宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
第一条 在干部人事档案的接收、转递、查（借）阅等日常管理工作中，应认真做好登记和检查核对工作，做到名册与档案相符，人与档案相符，目录与材料相符。
第二条 对接收的档案，应核查是否属于管理范围，姓名、单位等是否相符，材料数量是否与转递通知开具的项目一致，发现差错应及时登记处理。核查无误的应在回执上签名盖章，然后将回执立即退回。
第三条 凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于须归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。
第四条 每半年应将干部档案名册与库房档案进行一次核对，发现问题应及时处理。
第五条 档案转出，接到“催调干部档案通知单”后，应按规定将调出人员人事档案正本(或副本)及时通过中国邮政机要专递寄出。
第六条 寄出档案时，应检查核对材料与目录，防止张冠李戴或缺少材料，但凡人事档案材料不齐全或不清楚，要补齐或弄清楚后，再办理寄出手续。
第一条 干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后，及时将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。
第二条 转出档案时，要认真清点档案全部材料，按规定装订，不得扣留材料或分批转出；档案转出后，要注销名册。
第三条 转递干部人事档案须认真履行手续，人事处档案室没有接到调动通知函，不得擅自转出档案。转出教职工档案必须由档案管理人员专人办理。
第四条 转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”所列项目，详细登记和进行严密包封，做好记载，以便备查，并严密包封盖好印章，防止在转递过程中失密、散落。转递档案由机要转递或组织人事部门派专人送取，不准邮寄，严禁交干部本人自带。
第五条 接收干部人事档案单位在对所接收的干部人事档案认真核对无误后，尽快将签名盖章的回执退回。发现档案中缺少材料，要及时催要；发现转递的档案材料存在手续不健全等问题，可将档案材料退回。转出单位应尽快补齐，并在限定的时限内转给接收单位。
第六条 对转出的干部档案，逾期一个月未见回执退回，要及时发函、发传真、电话催取，以防丢失。回执退回后，将其贴在转递通知单的存根上。
第七条 对干部人事档案由本人自带到接收单位的，应不予接收；凡转出的档案，应查明接收单位是否具备档案管理权限，否则不予转出。收到不属于本处管理的人事档案，要立即退回转出单位。
第八条 干部因病去逝，按照干部管理权限，有关部门应及时通知干部档案管理部门，并将干部生平归入干部档案；干部档案管理部门据此调整干部档案名册，五年后将死亡干部档案转入同级档案部门保管。
为了加强干部人事档案工作，提高科学管理水平，有效保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务。根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）精神，结合学校实际，制定本制度。
第一章利用方式与查借阅范围
第一条干部人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。
第二条校内各单位因工作等需要，可直接向组织人事部门提出查借阅干部人事档案的申请；个人不得自行查借阅本人档案，确因工作需要查借阅，按照隶属关系由本单位代为查借阅。
第三条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案：
（一）政治审查：教职工入职政审、发展党员政审、干部任前政审、教师学历提升政审、党员教育管理等；
（二）组织人事工作：干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职称评聘、职级晋升、信息审核、工资待遇、工龄认定、教育培养、表彰奖励、退（离）休、社会保险、治丧等；
（三）违纪问题：违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（四）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；
（五）其他因工作需要利用的事项。
第二章查借阅流程
第四条校内单位查阅档案，须填写《黄冈师范学院干部人事档案查（借）阅审批表》（附件），按照程序报单位领导审批签字并加盖公章，办理利用登记手续。校外单位确因工作需要查阅干部人事档案，需带单位介绍信及个人有效证件，按照干部管理权限或业务关系由校内相关单位引荐，按程序审批和登记后查阅档案。
第五条档案原则上只能摘抄，确因特殊情况需要复制（拍摄）的，须在《黄冈师范学院干部人事档案查（借）阅审批表》“查借阅内容”栏上，列明需要复制（拍摄）的材料明细，并经查档单位领导以及组织人事部门领导审批。摘抄、复制（拍摄）的档案材料，须经档案管理工作人员审核并登记，用后由查阅单位妥善保管或登记销毁。
第六条除学校党委组织部，纪委、监察专员办公室，人事处确因工作需要外，其他校内单位原则上下级不能查阅上级干部档案，只能查阅本部门教工档案，因特殊情况需查阅其他部门教工档案的，须经组织人事部门领导批准。
第七条 任何人不得查阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及近姻亲关系的人事档案。干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照干部管理权限提请本人所在单位（部门）党委派专人查阅档案。
第八条 档案原则上不予外借。确因工作需要外借档案的，须经分管校领导批准，由两名以上党员取送档案。借用档案需严格履行借用登记手续，并按期归还，不得擅自转借他人。
外借档案必须在借出之日起10个工作日内归还，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。
归还的干部人事档案，经档案管理人员检查无误后，查借阅人员方可离开。
第三章 查借阅人员要求
第十一条 查借阅人员必须政治意识强、了解干部人事档案查借阅制度。
第十二条 查借阅人员必须两人以上、且系查借阅单位中共党员干部。
第四章注意事项
第十三条 查借阅单位应在《黄冈师范学院干部人事档案查（借）阅审批表》签批之日起三个工作日内到干部人事档案管理部门查借阅，逾期无效。不得通过电话、传真等方式查询干部人事档案信息。
第十四条 查阅干部人事档案，须在阅档室进行。阅档时禁止吸烟、饮水，不得持档案擅离阅档室。
第十五条 查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布干部人事档案内容。
第五章 附则
第十六条对违反本规定的，按照《中华人民共和国档案法》《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分，直至追究法律责任。
第十七条 本规定自发布之日起施行，由组织人事部门负责解释。
黄冈师范学院干部人事档案整理制度
第一条 严格按照《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）等法规要求，认真规范整理干部人事档案。
第二条 整理干部人事档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清晰并与内容分类相一致、装订整齐，使档案达到完整真实、条理规范、精炼实用的要求。
第三条 干部人事档案管理部门要配备齐全相关设备（切纸刀、打孔机等），使用标准的档案卷夹、类号等文具用品，确保档案整理工作质量。
第四条 干部人事档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。
第五条 干部人事档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后，要认真复核，符合要求方能装订成卷，归档入库。
第六条 干部人事档案整理人员整理档案过程中，要严格档案材料的管理，防止档案材料丢失和泄露干部档案的内容。
第七条 坚持经常整理与集中整理相结合，普遍整理与个别整理相结合，使档案内容保持完整规范。
第一条 档案管理工作人员要严格遵守《中华人民共和国保守秘密法》《中华人民共和国档案法》和《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号），增强保密意识，严守干部人事档案工作机密。
第二条 在私人交往、通信、日常言谈中，不准涉及干部人事档案中的内容，不准向亲属、子女、朋友等泄露干部人事档案内容。
第三条 不准携带干部人事档案或档案材料参观游览、探亲访友或出入公共场所，不准将干部人事档案带回家中，不准用电话提供有关干部的全面情况和涉及干部的政治历史或其他重要问题的内容。
第四条 设立有专用档案库房，配置有档案密集架和必要的设施，妥善保管人事档案。设有档案借阅室、档案整理室、档案管理人员办公室，查借阅档案有人监督，防止泄密。
第五条档案库房和档案柜的钥匙，有明确专人专管，工作调动时，必须办理好交接手续。
第六条档案室是机要重地，非管档人员不得入内。管档人员不准擅自向他人提供档案或泄露档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。
第七条 档案管理工作人员须妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放、以免造成丢失和泄密。
第八条 严禁在不利于保密的地方存放和查阅人事档案。
第九条 严禁档案管理工作人员私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反有关法律、法规规定者，应视情节轻重，予以严肃处理。
第十条认真做好干部人事档案库房的防火、防盗工作。对于存放具有保密性质档案的档案柜，要随时锁好柜门，下班前要关好门窗，切断电源和水源。
第十一条 对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》规定给予处罚。
第一条存放干部人事档案场所须实行档案库房、阅档室、整理室、档案管理人员办公室“四室分开”，使用铁质档案柜存放档案，档案库房安装防盗门、防盗窗、报警器等。
第二条存放干部人事档案场所须按照工作人员数量配备办公电脑、打印机、复印机、扫描仪等。
第三条档案库房是机要重地，除档案管理工作人员外，其他人员不得随意进入档案库房。
第四条 库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。认真做好防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等“八防”工作。
第五条 库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得存放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
第六条根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器、除湿器、温度计、湿度计等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14―24℃，相对湿度45%―65%之间的规定要求。
第七条 档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
第八条 档案管理人员须定期对库房内的档案进行核对，做到库册相符。防止不安全因素发生，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全; 下班前档案要入库，离开档案室要关好门窗，切断电源。
第九条在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。